Mikko Sillanpää
11.3.2019

H&V Spotlights 11-2019

Kriisi yllättää aina – suunnitelma auttaa selviytymään

Kriisi on tilanteena yllättävä, normaalioloista negatiivisesti poikkeava tilanne, jolla voi olla merkittäviä ja pitkäaikaisia vaikutuksia yrityksen maineelle ja uskottavuudelle. Yllättävyydestä huolimatta kriisiin voi ja kannattaa varautua, jotta sen aiheuttamat haitat jäisivät mahdollisimman vähäisiksi.

Kriisitilanteessa ei saa joutua paniikkiin vaan on toimittava järkevästi. Hyvä keino valmistautua kriisiin on kriisiviestintäsuunnitelman tekeminen ennakkoon. Yllättävässä tilanteessa helpottaa, kun toiminnalle on jo valmiiksi luotu perusta, jonka mukaan toimia. Suunnitelman on tarkoitus antaa yleiset ohjeet, joiden soveltaminen juuri kyseiseen tilanteeseen on sujuvaa.

Kriisiviestintäsuunnitelmaan on kirjattava ylös ainakin seuraavat pääkohdat:

  • Yrityksen toimintaperiaatteet Esimerkiksi nopeus, rehellisyys ja nöyryys ovat hyviä ohjenuoria kriisitilanteessa toimimiseen.
  • Vastuuhenkilöt Kriisitilanteessa toiminnan koordinointi ja selkeät roolit ovat ensiarvoisen tärkeitä.
  • Viestintäkanavat Kriisitilanteessa toimintaa nopeuttaa, kun on mietitty ennalta ne kanavat, joiden avulla viestintä tavoittaa kohderyhmän varmimmin.
  • Tärkeimmät sidosryhmät Viestintää on helpompi kohdentaa, kun tietää, kenelle sitä tekee. Sidosryhmiin kannattaa kirjata myös yhteyshenkilöitä median suuntaan.
  • Yrityksen tärkeimmät arvot Jos mahdollista, kannattaa kriisitilanteessa koettaa tuoda esille organisaation arvoja positiivisessa mielessä. 

Kriisiviestintäsuunnitelma ei ole mikään yksiselitteinen totuus, joka sellaisenaan toimisi vuodesta toiseen. Kriisiviestintäsuunnitelmaa täytyy tarkastella kriittisesti ja päivittää säännöllisesti. Kriisitilanteen ollessa päällä on ikävä huomata, ettei vastuuhenkilöksi nimetty työntekijä ole ollut osa yritystä enää aikoihin ja organisaation hyödyntämät viestintäkanavatkin ovat muuttuneet. Ajankohtaisuuden lisäksi on erittäin tärkeää, että työntekijät tuntevat kriisiviestintäsuunnitelman, sillä pelkkä suunnitelman olemassaolo ei pelasta kriisitilanteessa. On syytä huolehtia, että vähintään vastuuhenkilöt ovat tietoisia rooleistaan ja tehtävistään ja osaavat tilanteessa koordinoida myös muiden toimintaa.

Lopuksi haluan muistuttaa, että tilanteesta voi selvitä kunnialla ja parhaimmassa tapauksessa kriisitilanteen varjolla voidaan korostaa organisaation arvoja ja toimintatapoja. Onnistuminen kuitenkin vaatii ennakointia.

H&V Kriisi Kriisiviestinnän suunnitelma on organisaation kriisitilanteiden viestinnällisen hallinnan suunnitteluprosessi, jossa laaditaan organisaation kriisiviestinnän suunnitelma, ohjeistus sekä valmennetaan organisaation avainhenkilöt kriisitilanteissa toimintaan. H&V Kriisi Kriisiviestinnän suunnitelma on osa H&V Kriisi -palveluvalikoimaa. Välitöntä kriisiviestinnän apua tarjoamme H&V Kriisi Kriisinhallinta -palvelumme kautta, 24h puhelinnumero: 020 – 741 6940.

Mikko Sillanpää

CEO - markkinointiviestinnän asiantuntija

Antiikin kulttuurihistoria ja retoriikan teoria yhdessä yli 20-vuotisen markkinoinnin ja viestinnän kokemuksen kanssa antaa erinomaisen pohjan tutkia, analysoida ja ratkaista käytännön tasolla viestinnän ja markkinoinnin haasteita. Mikko on kokenut ammattilainen erikoisalueinaan kriisiviestintä ja kansainvälinen markkinointiviestintä.

Motto: Aut viam veniam aut faciam!

... Lähetä viesti ......... Soita...