H&V blogi

Markkinoinnista, tietojen oikeellisuudesta ja GDPR:stä

Keskustelimme GDPR Tech:n Juha Sallisen kanssa GDPR:n vaikutuksesta markkinointiin. Innostuimme kovin aiheesta, ja pyysimme Juhaa vastaamaan muutamiin kysymyksiin aiheesta blogiimme.

H&V: 1. GDPR:stä on kirjoitettu ja puhuttu paljon viimeksi kuluneiden parin vuoden aikana. Kaiken tietovirran ja mielipiteiden keskellä on vaikea erottaa, mikä pitää paikkansa GDPR:stä puhuttaessa ja mikä ei?

Juha Sallinen:

EU:n yleisestä tietosuoja-asetuksesta eli Gebardista tai GDPR:stä, on kirjoitettu paljon. Kaikki ei ole toivottavasti vakavasti kirjoitettua, kuten vaikkapa ettei sähköposteja saa ilman suostumusta lähettää. Tai markkinointiin liittyvä uusi käytäntö, jossa yritys ensin soittaa ”prospektille”, kysyäkseen saako lähettää sähköpostia. On vähän epäselvää, mikä idea tässä on – soitto yleensä häiritsee enemmän kuin sähköposti, noin ainakin mitä itse pidän yleisenä huomiona ja sinällään EU GDPR pitää sisällään kaikki mediamuodot, myös sen puhelimen.

Vakavissaan on kyselty sitäkin, saako joulukorttejakaan asiakkaalle lähettää, kun on tämä ”GDPR”. EU GDPR:n tarkoitus ei ole lopettaa normaalia liiketoimintaa. Jos liiketoimintasi tosin on massaroskapostitus, niin silloin edellinen ei välttämättä päde. GDPR kyllä koskee myös markkinointia.

Asetuksen ydinkohdat markkinointiin liittyen

Juha Sallinen: 

Asetuksessa on kuusi henkilötietojen käsittelyn pääperiaatetta, joista pääosa on markkinointiin tavalla tai toisella liittyvää.

  • Käsittelyn lainmukaisuus, kohtuullisuus ja läpinäkyvyys– mitä kaikkea tietoa saan ja voin asiakkaasta kerätä?
  • Käyttötarkoitussidonnaisuus– voinko tätä samaa tietoa käyttää muuhun, voinko myydä henkilön tietoja muualle?
  • Tietojen minimointi– voinko ja tarvitsenko todella kerätä ja tallentaa kaikkea tietoa henkilöstä?
  • Tietojen täsmällisyys– nyt kun tietoja on, pitävätkö ne paikkaansa, onko esimerkiksi tallennettu suostumus, tietolähde, käsittelykielto tai asiakaskirjeen lähetyskielto keskitettyyn paikkaan?
  • Tietojen säilytyksen rajoittaminen– kuinka pitkään voin tai haluan tietoja pitää? Mitä tietoja tämä koskee?
  • Tietojen eheys ja luottamuksellisuus– olenko tallentanut markkinointiin liittyen tietoja, jotka voisivat suoraan tai välillisesti aiheuttaa harmia henkilölle, mahdollisessa tapauksessa, jossa tietoa käytettäisiin väärin?

H&V: 2. Miten liitetään edellä olevat markkinointiin ja sen kulkuun?

Juha Sallinen: 

Aloitetaan markkinoinnin prosessista. Tavoitteemme on saada myytyä tuotetta X lisää asiakaskohderyhmällemme.



Aloitetaan tuotteella. Yrityksellä Acme on loistava tuote X, jota halutaan markkinoida uusille, tuleville asiakkaille. Olemme varmoja, että tuote voisi kiinnostaa yritysten toimitiloista vastaavia henkilöitä.

Määritämme käytettävät mediat ja samalla työkalut, joita tulemme markkinointikampanjassa käyttämään. Aiomme käyttää olemassa olevaa sähköpostiamme, onhan meillä sellainen. Mietimme valmiiksi oheisia käytännön haasteita:

  • Jos käytät tavallista sähköpostia ja lähetät siitä massamuotoista markkinointia, miten pystyt ohjaamaan esim. postitukseen kielteisesti suhtautuvia, jotka eivät viestiäsi halua enää jatkossa vastaanottaa? Laitatko nimet taulukkoon ja muistat päivittää taulukkoa ennen seuraavaa markkinointiaktiviteettiasi?
  • Mistä hankitkaan yhteystiedot – tietojen keräys ja käsittely sekä niihin liittyvät roolit (kuka on rekisterinpitäjä, kuka käsittelijä, onko tietoja mahdollista ostaa sekä muita käytännön ongelmallisia kohtia)

Aloitetaan markkinointi. Osa kohdehenkilöistä ottaa sinuun yhteyttä ja päätyy ostamaan tuotetta. Henkilön rooli muuttuu ”markkinointirekisteristä” ”asiakasrekisteriin” ja samalla on luonnollista, että haluat pitää olemassa olevista asiakkaista huolta. Muistathan oheiset: 

  • Markkinointirekisterin ja asiakasrekisterin tietojen synkronointi. Jos alun alkaen käytit tehtäviin perustyökaluja, esim. sähköpostiohjelmisto ja taulukkotyökalu, voivat tiedot jo nyt olla osin epätäsmällisiä.
  • Jos käytössäsi on isompia tietomääriä, on hyvä miettiä näiden liittämistä toisiinsa, jolloin tiedot päivittyvät automaattisesti

Tietojen täsmällisyys, rajoitus säilytyksen osalta ja luottamuksellisuus. Viimeistään tässä vaiheessa tulee esille se, että nyt tietoja on useassa paikassa. Miten pystyt vastaamaan esimerkiksi tietopyyntöön tai tietojen poistamiseen ja varmistaa, että olet ”riittävällä teknisellä tavalla” tehnyt parhaasi?

Tietojen kuvaus tietovirran osalta auttaa vastaamaan osin tähän. Kuulostaa monimutkaiselta, mutta tämä voidaan yksinkertaistaa etenkin pienemmissä yrityksissä pää piirteittäin vaikka näin.



H&V: 3. Haluatko mainita vielä jotain olennaista GDPR:stä?

Juha Sallinen: 

Muista, että GDPR:n osalta, rekisterinpitäjä (eli sinä tässä tapauksessa), on vastuussa myös valitsemistasi toimittajista.

”Jos rekisterinpitäjä on ulkoistanut käsittelytehtäviä, sen on sopimuksilla varmistettava, että palveluntuottaja huolehtii sovituista toimenpiteistä rekisterinpitäjän ohjeiden mukaisesti.”

Jos teet markkinointia käsityönä, käyttäen esim. Gmail- tai O365 sähköpostityökaluja, sinun pitää huolehtia myös listojen ajantasaisuudesta sekä tietojen oikeellisuudesta.

Markkinointi ei ole kuollut EU GDPR:n myötä, mutta on hyvä miettiä, miten toimit oikein. Perusasiat kuntoon:

  • Mistä tiedot on hankittu. Esim. käyntikorttirekisteri, julkiset tiedot kuten mediat. Jos tiedot ovat kolmannelta osapuolelta, onko tietojen käyttötarkoitus kunnossa?
  • Kohderyhmä kuntoon. Englannissa yritys lähetti yrityksen kumppanien kautta hankituille henkilöille mainoksia etukäteen maksetuista hautajaisista. Reilu 4 miljoonaa vastaanottajaa, joista pääosa ei tiennyt olevansa kohteena. #JärjenKäyttöOnSallittua
  • Miten kohde voi poistua jakelustasi? Miten varmistat, että tiedot sinulla ovat oikein!
  • Voiko käyttämälläsi sähköpostialustalla lähettää joukkopostia, mikä voidaan luokitella myös roskapostiksi
  • Miten henkilö voi käyttää oikeuksiaan (esim. tietopyynnöt tai tietojen poistaminen)

Seuraavassa blogissa menemme askeleen pidemmälle toimittajavalintoihin, miten ja mitä huomioida valinnoissa, mihin kiinnittää huomiota sekä muihin markkinointiin liittyviin asioihin. Laita kiperiä kysymyksiä, otamme niitä käsittelyyn mahdollisuuksien puitteissa.

Harkonsalo&Vesa on uuden ajan viestintätoimisto. Yhdistämme oman, ansaitun ja ostetun median tehokkaaksi liiketoimintaa palvelevaksi kokonaisuudeksi. Asiakaslähtöisen viestintästrategian laatiminen kannattaa aloittaa H&V Maine Maineluotain-tutkimuksella, joka kertoo mainepositiosi ja millä erottaudutaan kilpailussa positiivisesti. H&V Maine Viestintästrategiassa muotoillaan ydinviestit sekä määritellään viestinnän ja markkinoinnin kanavat ja toimintasuunnitelma niihin. Kanavakohtaisesti käytännön työhön edetään esimerkiksi H&V Maine Mediasuhteet -palvelun avulla. Ota meihin yhteyttä, kerromme mielellämme lisää kansainvälisen viestinnän tekemisestä.

Tietoja kirjoittajasta
Fanny Hagan
Juniorikonsultti
040 – 535 9116
fanny.hagan@harkonsalovesa.fi
Fanny on nouseva ja uusia haasteita janoava markkinointiviestinnän tuleva lupaus. Hänen erikoisosaamistaan on monikanavainen sisällöntuotanto, etenkin eri sosiaalisen median kanavien hyödyntäminen markkinoinnissa ja mainonnassa. Fannylla on vahva visuaalinen näkemys kaikessa toiminnassaan, ja hänellä on paloa kehittää ja kasvattaa asiakkaiden liiketoimintaa. Hänen vahvuuksiinsa kuuluu asiakkaiden ongelmakohtien löytäminen ja niiden kehittäminen eri markkinoinnin ja viestinnän keinoin.

Harkonsalo & Vesa Public Relations Oy

 020 - 741 6940

Köydenpunojankatu 7 A 1, 00180 Helsinki

info@harkonsalovesa.fi

www.harkonsalovesa.fi

Laskutustiedot

Verkkolaskuosoite:

Operaattori:

Y-tunnus:

003709970222

Maventa (003721291126)

0997022-2